Eine Online-Mitgliederversammlung im Verein durchführen? Wird das funktionieren?

Erfahrungsbericht mit Tipps und Hinweisen

Diese und weitere Fragen haben wir uns im Vorstand im Januar 2021 gestellt, als die Zahlen zur Corona-Pandemie hoch waren und die Pflicht zu Kontaktbeschränkung in aller Munde und durch die Medien ging. Wir haben uns für die Online-Mitgliederversammlung entschieden. Am 30.05.2021 war es dann soweit. Nach sehr umfangreichen Vorbereitungen führten wir unsere Online-Mitgliederversammlung ohne gravierende Probleme durch. Als Unterstützung für andere Vereine, möchten wir hier einige Hinweise und Tipps für eine erfolgreiche Online-Mitgliederversammlung geben.

Unsere Satzung enthält keine Regelung für eine Online-Mitgliederversammlung. Für Rechtssicherheit sorgte die Bundesregierung im März 2020 mit dem „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie…“. 2020 fand daher keine Mitgliederversammlung statt.

Aufgrund der hohen Infektionszahlen reifte im Januar 2021 der Entschluss, eine Online-Mitgliederversammlung durchzuführen. Das Stimmrecht, Teilnahme an Diskussionen, Antragsrecht usw. kann mit Hilfe o.g. Gesetzesgrundlage auf dem Weg der elektronischen Kommunikation rechtssicher erfolgen (Corona FAQ vom LSB-Berlin). Die Entscheidung online oder offline liegt in der Entscheidung und Verantwortung des Vorstands, denn auch wenn mit Blick auf den Sommer das Corona Infektionsrisiko sinken wird, eine Garantie ist es nicht und Ende 2021 läuft das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie aus.

Wie eine Online-Mitgliederversammlung gestalten?

Egal ob offline oder online, der Ablauf unterscheidet sich grundsätzlich nicht, nur das Verfahren und die Durchführung einer Online-Mitgliederversammlung muss genau geplant werden. Folgende Fragen stellen sich:

• Welche Konferenzsoftware soll zum Einsatz kommen?
• Wie stimme ich online ab (Wahl und Abstimmungen)?
• Sind unsere Mitglieder in der Lage an der Versammlung teilzunehmen?
• Wie unterstütze ich Mitglieder, die Schwierigkeiten haben?
• Steht uns die technische Infrastruktur mit entsprechenden Datenvolumen (Upload / Download) zur Verfügung?

Als MC Grünau e.V. haben wir uns für folgende Variante entscheiden:

• Onlineversammlung
• Durchführung der Wahl als Briefwahl (also offline)
• Durchführungen von Abstimmungen ebenfalls offline per Anlage zur Briefwahl

Die Wahl und Abstimmungen online durchzuführen sind grundsätzlich nicht verkehrt. Gute rechtssichere Abstimmungsplattformen können aber auch mal versagen und dann eine Mitgliederversammlung platzen lassen (Hinweis vom Autor: Anfang Juni bei einer anderen MV selbst beobachtet). Zusätzlich war es uns wichtig, möglichst viele Mitglieder einzubeziehen. Eine Briefwahl und Abstimmung offline durchzuführen bietet allen Mitgliedern die Chance sich zu beteiligen.

Welche Technik wird für eine Online-Mitgliederversammlung benötigt?

Wir empfehlen hier keine spezielle Software, denn die Wahl der richtigen Konferenzsoftware hängt von der Anzahl der Mitglieder und damit Teilnehmer ab. Kleine Vereine mit wenigen Mitgliedern können mit freien Programmen (z.B. Jitsi) gut bedient sein. Bei einer größeren Anzahl von Teilnehmern (bei uns bis 54 eingewählte Geräte) empfehlen sich professionelle Tools. Wir haben GoToMeeting (bis max. 250 Teilnehmer) genutzt. Führt man seine Versammlung am Wochenende durch, sind die Server dieser Konferenzsysteme vermutlich nicht so stark ausgelastet als in der Woche. Dies ist übrigens auch ein wichtiger Aspekt für die Bild und Tonqualität.

Die Tonqualität hat Vorrang vor einem Videostream. Es ist empfehlenswert, sich ein hochwertiges Kondensatormikrofon zu besorgen. Bei uns kam ein Marantz Professional MPM 1000 (ca. 50 EUR) zum Einsatz. Da das Mikrofon mit einem XLR-Stecker ausgerüstet ist und eine Speisespannung benötigt, wurde zum Rechner ein USB-Minimischpult (XENYX 302 USB) zwischengeschaltet. Das Mikrofon kann daher etwas entfernt vom Sprecher stehen, stört nicht und die Sprachqualität kann mit dem Mischpult (Höhen, Tiefen, Lautstärke) eingestellt werden. Eine gute Hilfe und Anleitung zum Thema Bild und Tonqualität bei Onlinekonferenzen gibt es von Stefan Köhler bei Youtube https://youtu.be/GPpGca05EAE (Teil 1 Technische Grundlagen).

Eine große Rolle spielt natürlich auch die Anbindung zum Internet. Uns stehen im Verein 63 Mbit Downstream (Übertragungsgeschwindigkeit vom Server zum Endgerät) und 12 Mbit Upstream (Übertragungsgeschwindigkeit vom Endgerät zum Server) zur Verfügung. Es lohnt sich vorab mit mehreren Geräten zu testen, was das interne Netz verträgt. Wer als Router eine Fritzbox betreibt, kann die Übertragungsgeschwindigkeiten im Adminbereich prüfen. Aufgrund des schönen Wetters am Tag der Mitgliederversammliung kamen dann doch einige Sportfreunde in den Verein und verfolgten die Veranstaltung über das WLAN im Verein.

In Zahlen ausgedrückt, bei ca. 10 Device (PC’s, Tablet, Smartphone usw.) verzeichneten wir im Schnitt 24 Mbit Downstream und 6 Mbit Upstream (Upstream max. 9 Mbit) ohne eingeschaltete Kameras der Teilnehmer. Nur die Kamera vom Versammlungsleiter übertrug anfangs ein Bild. Sie wurde später jedoch für eine bessere Tonqualität ausgeschaltet.

Welche Vorbereitungen müssen getroffen werden?

Vom Grundsatz her lief die Vorbereitung unserer Online-Mitgliederversammlung wie immer. Berichte der einzelnen Fachbereiche werden im Rechenschaftsbericht zusammengefasst, die Tagesordnung wird festgelegt, ein Zeitplan mit zu erledigenden Aufgaben erstellt usw.. Aufgrund unserer Mitgliederstruktur sind wir den Kompromiss einer Online-Mitgliederversammlung eingegangen, haben uns aber ganz bewusst für eine Briefwahl und Offline Abstimmung entschieden. Diese Variante erfordert eine kleine eigene Internetseite in einem Mitgliederportal oder sofern nicht vorhanden, eine mit Passwort geschützte Seite. Der Link zu dieser Seite und ggf. das benötigte Passwort wird in der Einladung an die Mitglieder genannt.

Damit die Mitglieder der Versammlung folgen können, empfiehlt es sich dem Ablauf folgend eine Präsentation vorzubereiten. Als Versammlungsleiter schreibt man sich ein kleines Drehbuch oder besser Ablaufplan incl. Hinweise, wann die Folien der Präsentation gewechselt werden.

Was gehört in die Einladung

Mit der Einladung erhielten die Mitglieder gleichzeitig ihre Unterlagen zur Briefwahl und einen Abstimmungsbogen. In die Einladung gehört der Link zur speziell eingerichteten Internetseite, um aktuelle Informationen zu veröffentlichen. Wer eine Online-Mitgliederversammlung plant, wird sehr wahrscheinlich von einigen Mitgliedern Kritik und Zweifel an der Rechtmäßigkeit ernten.

Unterstützung für Mitglieder bei geringen technischen Verständnis

Ursache für Kritik an einer Online-Mitgliederversammlung ist meistens ein geringes technisches Verständnis im Umgang mit der eigenen Technik. Wir hatten aus diesem Grund 14 Tage vor der eigentlichen Versammlung für alle Mitglieder eine Einwahlprobe und ein kleines Training organisiert. Bei diesem Termin konnte jeder seine Technik auf Funktionsfähigkeit prüfen, die Bedienelemente des Konferenzsystems kennenlernen und trainieren, wie man mit dem Chat umgeht und sich zu Wort meldet. Für diesen Termin empfehlen wir dem Vorstand auch ein wenig Werbung in der Mitgliedschaft zu machen, denn je mehr Teilnehmer umso sicherer und disziplinierter kann die Online-Mitgliederversammlung durchgeführt werden.

Wie läuft die Online- Mitgliederversammlung ab?

Im Grunde läuft die Online-Mitgliederversammlung wie eine Offline-Variante ab. Für den Versammlungsleiter ist es wichtig, vorab eindeutige Regelungen zum Verhalten und zum Ablauf bekanntzugeben.

1. Mikro und Kamera bitte ausschalten
2. Kaffee bereitstellen
3. Unterlagen aus dem Einladungsbrief griffbereit in der Nähe aufbewahren.
4. Für eine Wortmeldung ein „+“ im Chat-Fenster setzen und warten, bis man aufgerufen wird.

Ohne diese Regeln wird es schwierig. Es ist daher wichtig, dass der Versammlungsleiter bereits am Beginn der Mitgliederversammlung darauf achtet, dass Beiträge von Mitgliedern erst nach Aufforderung zugelassen werden. Im Gegenzug soll natürlich auch jeder von seinem Rederecht gebrauch machen können. Es empfiehlt sich, den Chat mit Wortmeldungen durch einen Assistenten beobachten zu lassen und die Versammlungsleitung mit Hinweisen zu Wortmeldungen zu unterstützen.

Bei Abstimmungen erhält jeder Abstimmungspunkt eine eigene Abstimmungsnummer, die im Protokoll genannt wird. Für Mitglieder, die an der Versammlung nicht teilnehmen können, erhalten die Möglichkeit sich über die speziell eingerichtete Seite für die Mitgliederversammlung zu informieren. Daher ist es wichtig nach der Versammlung kurzfristig eine Übersicht zu veröffentlichen. Nach der Versammlung hatten unsere Mitglieder 11 Tage Zeit, Ihrer Stimmen zur Vorstandswahl und die Abstimmungen zu vorliegenden Anträgen an den Wahlleiter zu senden.

Warum eine Online-Versammlung, wenn die Infektionszahlen sinken?

Der Gesundheitsschutz der Mitglieder sollte bei allen Entscheidungen des Vorstands auch bei sinkenden Infektionszahlen höchste Priorität haben. Die Erfahrungen der letzten Zeit zeigen, dass Entwicklungen und besonders politische Entscheidungen oft nicht vorhersehbar sind. Aufgrund satzungsgemäßer Ladungsfristen entsteht für den Vorstand dadurch ein erhöhter Aufwand. Ein entsprechender Vorlauf ist notwendig und damit Unsicherheit in Bezug auf die Entwicklung des Infektionsrisikos, insbesondere von Reiserückkehrern bedingt durch Sommer und Schulferien in den nächsten Wochen.